Titre du poste : Adjointe administrative permanente ou adjoint administratif permanent à temps plein
Service : Département des services
Lieu : Bureau de London
Date limite : 22 mai
Unifor est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif à temps plein motivé et qualifié pour fournir des services de soutien au département des services au bureau de London. La personne retenue travaillera dans un environnement dynamique où les délais doivent être respectés et offrira son soutien à bon nombre de représentantes et représentants de service. Elle devra faire preuve d’un grand sens de l’organisation et être capable d’établir des priorités.
Les tâches et les responsabilités peuvent inclure les suivantes, sans toutefois s’y limiter :
- exécuter les tâches administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle;
- fournir des renseignements précis et un service exemplaire tout en gérant les courriels et les appels téléphoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des représentantes et représentants, et des membres des sections locales;
- préparer les avis de négociation et assister les représentantes et représentants de service pendant le processus de négociation (revendications, modifications des conventions collectives, réservation de salles de réunion, assemblées de ratification, etc.);
- aider les représentantes et représentants de service dans les dossiers d’arbitrage, de médiation et de conciliation;
- collaborer avec les directrices et directeurs locaux et sectoriels afin d’organiser des conférences, des réunions des conseils industriels et des formations, et de préparer du matériel pertinent en vue des conseils nationaux et régionaux, le cas échéant;
- veiller à l’organisation économique des déplacements et des itinéraires des représentantes et représentants, selon les besoins, en respectant les lignes directrices sur les déplacements énoncées par le bureau de la secrétaire‑trésorière ou du secrétaire‑trésorier national;
- faire preuve d’un jugement impartial dans la rédaction, la préparation et la modification de lettres, de notes, de procès-verbaux, de correspondance, de rapports et de présentations, de l’ébauche à la version finale;
- respecter un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier;
- gérer les emplois du temps et les calendriers des représentantes et représentants, selon les besoins;
- traiter les factures en obtenant les approbations appropriées en temps opportun et gérer les flux de trésorerie;
- commander des fournitures de bureau en collaboration avec le service national d’approvisionnement;
- coordonner les travaux de réparation, de nettoyage et d’entretien du bâtiment en collaboration avec la directrice ou le directeur des opérations et la directrice ou le directeur local;
- accomplir les autres tâches assignées.
Exigences du poste
- Études postsecondaires, diplôme pertinent ou expérience équivalente
- Au moins deux années d’expérience dans un poste similaire ou équivalent
- Expérience dans un milieu de travail syndiqué
- Excellente compétence dans la coordination de réunions en ligne (p. ex. Teams ou Zoom)
- Solides compétences en gestion de projets, d’événements et de temps, et capacité de gérer plusieurs tâches et projets en même temps tout en respectant des délais parfois serrés et concurrents
- Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle, écrite et orale (savoir notamment appliquer un protocole téléphonique efficace) auprès de divers publics, et avoir le souci du détail
- Excellente maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Capacité de résoudre des problèmes et de gérer des situations ambiguës
- Capacité de faire preuve d’initiative et d’une grande motivation, et de travailler de manière autonome et en équipe
- Maîtrise du logiciel InDesign (atout)
- Bilinguisme français et anglais (atout)
Cette offre d'emploi concerne un poste vacant existant.
La rémunération attendue pour ce poste est de 68 473,60 $ par année.
L'IA ne sera pas utilisée dans le processus de sélection.
Toute personne qui souhaite soumettre sa candidature pour ce poste doit envoyer un courriel incluant une lettre de présentation et un curriculum vitae à l’adresse @email.
