Titre du poste : Adjointe ou adjoint administratif permanent(e) à temps plein
Service : Département de service
Lieu : Windsor, ON
Unifor est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) permanent(e) à temps plein, enthousiaste et compétent(e), pour apporter son soutien au département du service au bureau de Windsor. La personne retenue travaillera dans un environnement où le rythme est rapide et où les échéances sont serrées, elle devra soutenir plusieurs représentant(e)s de service et elle doit être très organisée et capable d'établir des priorités.
Les tâches et responsabilités peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :
- Exécuter les fonctions administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle ;
- Fournir des informations précises et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques des dirigeant(e)s, des directeur(rice)s, des chefs de service, du personnel et des membres des sections locales;
- Préparer les documents d'avis de négociation et soutenir les représentant(e)s de service pendant le processus de négociation (revendications, modifications des conventions collectives, réservation de salles de réunion, assemblées de ratification, etc ;)
- Assister les représentant(e)s de service dans les dossiers liés à l'arbitrage, à la médiation et à la conciliation;
- Travailler avec les directeur(rice)s des services pour organiser plusieurs conférences, des cours de formation et préparer des documents pour les conseils nationaux et régionaux, au besoin;
- Organiser des arrangements et des itinéraires de voyage économiques pour le personnel, selon les besoins;
- Faire preuve d'un jugement indépendant pour composer, formater et éditer des lettres, des notes de service, de la correspondance, des rapports et des présentations, de l'ébauche à la finalisation;
- Suivre un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier;
- Gérer les horaires/calendriers du personnel, selon les besoins;
- Traiter les factures du bureau avec les approbations appropriées en temps opportun.
Exigences du poste :
- Formation postsecondaire, titulaire d'un diplôme ou expérience équivalente;
- Au moins deux ans d'expérience dans un rôle similaire ou l'équivalent;
- Une expérience dans un milieu de travail syndiqué est requise;
- Bonne connaissance du processus de négociation;
- Solides compétences en coordination de réunions en ligne (p. ex. réunions Zoom);
- Solides compétences en gestion de projets, d'événements et de temps, avec la capacité de jongler avec plusieurs tâches et projets à la fois tout en travaillant dans des délais parfois serrés et concurrents;
- Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris l'étiquette téléphonique efficace, à l'égard de publics divers et souci du détail;
- Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint;
- La maîtrise d'InDesign est un atout;
- Capacité à résoudre des problèmes et à faire face à des situations ambiguës;
- Motivation élevée et capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Les personnes intéressées peuvent poser leur candidature par écrit à l'adresse @email en mentionnant l'intitulé du poste dans l'objet du courriel avant le 21 mars 2024 à 17 h.
