Titre de poste : Adjointe administrative ou adjoint administratif temporaire
Services : Santé, sécurité et environnement, métiers spécialisés
Lieu : Bureau national, Toronto
Unifor est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif temporaire à temps plein, à la fois dynamique et compétent (remplacement de congé de maternité et de congé parental), pour soutenir le Service de la santé, de la sécurité et de l’environnement (SSE) et le Service des métiers spécialisés, à partir du bureau national. La candidate retenue ou le candidat retenu travaillera dans un environnement en évolution rapide et grandement influencé par les échéances, et appuiera plusieurs représentantes et représentants du service. La personne retenue devra être très organisée et savoir établir les priorités.
Les tâches et responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, ce qui suit :
Exécuter les tâches administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle;
Fournir des renseignements précis et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des représentantes et représentants, et des membres des sections locales;
Rédiger tous les documents et toute la correspondance pour assister la directrice ou le directeur et les initiatives du service;
Travailler avec les directrices et directeurs de service afin d’organiser plusieurs conférences, des cours de formation et préparer des documents pour les conseils nationaux et régionaux, au besoin;
Prendre des réservations et prévoir des itinéraires de voyage rentables pour le personnel, selon les besoins;
Faire preuve de discernement pour composer, mettre en forme et réviser des lettres, des notes de service, de la correspondance, des rapports et des présentations, de l'ébauche à la finalisation;
Suivre un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier;
Gérer les emplois du temps/calendriers des représentant(e)s, selon les besoins;
Traiter les factures de bureau munies des approbations appropriées en temps opportun.
Autres tâches assignées.
Exigences du poste :
Formation postsecondaire, titulaire d’un diplôme ou expérience équivalente;
Minimum de 2 ans d’expérience à un poste similaire ou équivalent;
Expérience de travail dans un environnement syndical ou politique.
Excellente compétence en matière de coordination de réunions en ligne (c.-à-d. réunions Zoom et Teams).
Solides compétences en gestion de projets, d’événements et du temps, avec la capacité de jongler avec plusieurs tâches et projets à la fois tout en travaillant dans des délais parfois serrés et concurrents;
Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris une étiquette téléphonique efficace, à l’égard de divers publics et le souci du détail;
Un souci du détail irréprochable.
Forte capacité à travailler dans un environnement soumis à des délais serrés tout en gérant des priorités concurrentes.
Solide maîtrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint;
Maîtrise d’InDesign ou d’un produit similaire;
Capacité à résoudre des problèmes et à composer avec des situations ambiguës;
Personne autonome et hautement motivée, capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
Bilinguisme en français et en anglais, un atout;
Les personnes intéressées peuvent postuler en écrivant à l’adresse @email et en mentionnant le titre du poste dans l’objet du courriel avant 17 h. le mercredi 3 juillet 2025.
