Unifor est à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint administratif enthousiaste et compétent pour soutenir le groupe du service au bureau de Halifax. La personne retenue travaillera dans un environnement où les délais sont courts et où elle devra assister plusieurs représentantes et représentants du service pour la région de l’Atlantique; elle doit être très organisée et capable d’établir des priorités.
Les tâches et responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, ce qui suit :
- Exécuter les tâches administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle;
- Fournir des renseignements précis et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des représentantes et représentants, et des membres des sections locales;
- Préparer les documents d’avis de négociation et assister les représentantes et représentants du service pendant le processus de négociation (propositions, modifications aux conventions collectives, réservation de salles de réunion, réunions de ratification, etc.);
- Aider les représentantes et représentants du service sur les dossiers liés à l’arbitrage, la médiation et la conciliation;
- Collaborer avec la directrice ou le directeur régional, les directrices et directeurs des Conseils industriels et les représentantes et représentants nationaux afin d’organiser de multiples conférences, des réunions des Conseils industriels, des cours de formation et de préparer des documents pour les Conseils nationaux et régionaux, le cas échéant;
- Organiser des arrangements et itinéraires de voyage optimisés en termes de coûts pour les représentantes et représentants, selon les besoins, en observant les directives relatives aux voyages décrites par le bureau du secrétaire-trésorier national;
- Faire usage de son jugement indépendant pour composer, formater et modifier des courriers, des notes de service, des procès-verbaux, de la correspondance, des rapports et des présentations, de l’ébauche à la finalisation;
- Suivre un processus organisé de classement/gestion des documents électroniques et papier;
- Gérer les emplois du temps/calendriers des représentantes et représentants, selon les besoins;
- Traiter les factures de bureau munies des approbations appropriées en temps opportun et gérer la petite caisse.
- Commander des fournitures de bureau en collaboration avec le service national des achats.
- Coordonner toutes les activités et tous les services du bureau, y compris les appels téléphoniques, la sécurité, le café, les responsables de l’entretien ménager, les locataires, l’entretien des bâtiments et des propriétés, etc.
- Traiter les factures de bureau munies des approbations appropriées en temps opportun.
- Effectuer d’autres tâches, selon les besoins et/ou pour aider d’autres membres du personnel du SEPB à travers le Canada.
Exigences du poste :
- Formation postsecondaire, titulaire d’un diplôme ou expérience équivalente;
- Bilinguisme en français et en anglais, un atout;
- Minimum de 2 ans d’expérience à un poste similaire ou équivalent;
- Expérience dans un milieu de travail syndiqué requise;
- Excellente connaissance du processus de négociation, sans possibilité d’obtenir de directives ou une interprétation, en impartition ou autre;
- Excellente compétence en matière de coordination de réunions en ligne (c.-à-d. réunions Zoom);
- Solides compétences en gestion de projets, d’événements et du temps, avec la capacité de jongler avec plusieurs tâches et projets à la fois tout en travaillant dans des délais parfois serrés et concurrents;
- Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris une étiquette téléphonique efficace, à l’égard de divers publics et le souci du détail;
- Solide maîtrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint;
- Maîtrise d’InDesign un atout;
- Capacité à résoudre des problèmes et à faire face à des situations ambiguës;
- Personne autonome et hautement motivée, capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
Les personnes intéressées peuvent postuler par écrit à @email en mentionnant le titre du poste dans l’objet du courriel avant le 27 juillet 2023 à 17 h 00.
